Grand Lac fiabilise la gestion de ses contacts dont élus avec Postparc

Avant : des données divisées et figées

Les contacts étaient gérés dans plusieurs fichiers Excel stockés sur les serveurs de fichiers. Cette multiplication des fichiers et des enregistrements pouvait entraîner des difficultés lors des mises à jour. Par exemple, lorsqu'une mise à jour d'adresse mail était demandée, celle-ci pouvait être effectuée dans un fichier, mais pas nécessairement dans une liste enregistrée par un autre service.

Le déclic

Le besoin de moderniser la gestion des contacts était identifié depuis longtemps, mais nous n'avions jusqu'alors pas trouvé d'outil répondant simplement à ce besoin. Nous souhaitions également renforcer la collaboration autour de la gestion des contacts, mieux maîtriser nos données et les rendre plus complètes.

La mise en place

L'étape la plus longue a été d'analyser les nombreux fichiers existants (fonctions, coordonnées...) pour les faire correspondre au modèle d'import de Postparc. La deuxième intégration (mandat 2026) a été beaucoup plus facile grâce à l'expérience acquise et le soutien de Postparc qui nous fait monter en compétences sur la gestion de l'outil.

Un cas concret

Grand Lac devait adresser des documents aux conseillers municipaux du territoire en excluant ceux qui sont par ailleurs membres du Conseil communautaire (car ils avaient déjà reçu les documents dans une autre communication). Grâce au filtre avancé, la liste a été produite immédiatement. Auparavant, ce tri se faisait manuellement.

Les résultats

Postparc nous a permis de gagner en temps et en fiabilité dans la gestion de nos contacts. La mise en place de l'outil a également renforcé la collaboration entre les utilisateurs et formalisé notre organisation grâce à la création d'un canal Teams où les utilisateurs peuvent échanger entre eux sur les mises à jour de contacts à effectuer.